忙しいのに仕事が進まない原因は「中断時間」だけではない

朝から何時間も働いているのに、夕方になると「今日は何を終わらせたのだろう」と感じることがあります。企画書を書いている途中でメールに返信し、その直後にチャットを確認し、届いた依頼を少し処理してから企画書へ戻る。どれも仕事なので、本人としては効率よく動いているつもりでも、こうした働き方では思考が何度も途切れます。複数の作業を次々に切り替えることは「タスクスイッチング」と呼ばれ、特に企画、文章作成、分析、設計など、考えを積み重ねる仕事では負担になりやすいと考えられます。

米国心理学会が紹介している2001年の研究では、計算や分類など異なる課題を切り替えると、同じ課題を続ける場合より処理に時間がかかることが確認されています。研究者のDavid Meyerらは、頻繁な切り替えによって生産的な時間の最大40％が失われる可能性も指摘しています。ただし、誰もが仕事時間の40％を失うという意味ではありません。注目したいのは、メールに5分使えば損失も5分という単純な話ではない点です。作業を変えるたびに、脳では「今は何をするのか」「どの情報を使うのか」という設定の変更が起こります。短い切り替えでも、それが一日に何十回と積み重なれば無視しにくい負担になるといえるでしょう。

メールを5分見るだけでも頭の中では「再起動」が起きている

タスクスイッチングの負担を理解するには、仕事には「文脈」があると考えると分かりやすくなります。企画書を書いているとき、頭の中にあるのは目の前の一文だけではありません。「誰に向けた資料なのか」「何を伝えるのか」「前のページとどうつなぐのか」「どの数字を根拠にするのか」といった情報を同時に保持しています。そこで別案件のメールを開けば、送信者、質問内容、過去の経緯、返信内容へ意識を移さなければなりません。企画書へ戻った際には直前の文章を読み返し、資料を確認し、「何を考えていたのか」を思い出す作業が発生します。これが見えにくい再起動のコストです。

仕事の中断については、「元の仕事へ戻るまで平均23分15秒」という数字が紹介されることがあります。Gloria Markらの研究に関連して知られる数字ですが、「23分間何もできなくなる」という意味ではありません。中断後に別の仕事を進め、その後で元の仕事へ戻るケースも含まれています。Markらが2008年に発表した研究では、中断された人が作業を速く終えるケースがある一方、ストレスやフラストレーション、時間的なプレッシャーが高まる傾向も確認されました。つまり、問題は単なる時間のロスだけではありません。切り替えを繰り返すことで、「早く戻らなければ」という焦りまで増え、仕事の疲れやすさにもつながると思われます。

「一点集中」が守るのは集中力より考えが深まる時間

そこで取り入れたいのが「一点集中」という考え方です。ただし、何時間も脇目を振らず働く必要はありません。30分や45分、60分など、自分の仕事に合わせて一定時間だけ一つの作業を続けます。その時間は企画書だけを書く、分析だけを進める、資料だけを読むと決め、メールやチャットの確認は別の時間に回します。30分や60分という数字そのものに絶対的な根拠があるわけではなく、仕事内容や集中しやすさによって適した長さは変わります。短時間から試し、考えが乗ってきたところで中断されない長さを探すほうが現実的でしょう。

一点集中によって得られる大きなメリットは、脳の再起動回数を減らせることです。企画を考える場合、顧客の要望、市場の数字、競合の動き、自社の強みなど、複数の情報が頭の中でつながったときにアイデアが形になってきます。ところが10分おきに通知を確認していれば、情報同士が結び付く前に思考が止まってしまいます。切り替えを減らせば、単に作業速度が上がるだけでなく、「もう一段考える時間」を確保しやすくなります。文章の質、企画の深さ、判断の精度といった部分にも好影響が期待されるでしょう。一点集中の価値は、猛烈に集中することより、考えが育つところまで思考を途切れさせないことにあるといえます。

すべてを一点集中にせず「深く考える仕事」を守る

とはいえ、タスクスイッチングをなくせば仕事がうまくいくわけではありません。営業、接客、カスタマーサポート、管理職など、問い合わせや判断への素早い対応そのものが仕事になっている人もいます。その場合、メールを数時間見ない働き方は現実的ではないでしょう。そこで、すべての仕事を同じ方法で処理するのではなく、「すぐ反応する仕事」と「考え続ける必要がある仕事」を分ける発想が役立ちます。前者は一定の時間帯にまとめ、後者には中断されにくい時間を確保すると、仕事の性質に合わせた運用がしやすくなります。

集中する時間をつくる際も、意志の強さだけに頼る必要はありません。文章を書く30分だけ通知を切る、企画を考える間は不要なブラウザのタブを閉じる、メール確認を作業の区切りに合わせるなど、切り替えが起こりにくい環境を先につくるほうが続けやすいと考えられます。振り返るときも「今日は何時間働いたか」だけではなく、「何回、別の仕事へ頭を切り替えたか」という視点を持ってみると、忙しさの正体が見えてくるかもしれません。仕事を速くするために、手を速く動かす必要があるとは限りません。深く考える仕事ほど、中断されない時間を確保し、頭の中の文脈を守ることが、生産性を高める近道になるのではないでしょうか。